Wykonywanie czynności polegających na dysponowaniu środkami pieniężnymi na rachunkach bankowych klienta nie mieści się w pojęciu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, o którym mowa w art. 76a ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). Nie oznacza to jednak, że biuro rachunkowe nie może podjąć się takiej usługi - mamy wszak swobodę zawierania umów. Na pewne okoliczności należy wówczas zwrócić uwagę.
Po pierwsze, biuro rachunkowe (konkretne osoby przez nie wyznaczone) zajmuje się ewidencją rozrachunków i środków pieniężnych, a zasady kontroli wewnętrznej postulują, by funkcja ewidencyjna w obszarze danego rodzaju aktywów była oddzielona od funkcji dysponowania tym składnikiem. Połączenie tych funkcji może w sprzyjających okolicznościach tworzyć warunki do zawłaszczania aktywów jednostki i ukrycia tego faktu poprzez manipulację zapisami księgowymi. Z tego powodu nie jest wskazane, by pracownik biura rachunkowego był uprawniony do pełnej ścieżki wykonania przelewu - tzn. począwszy od wprowadzenia kontrahenta, przez przygotowanie przelewu, aż po jego autoryzację i wykonanie. Leży to także w interesie właściciela biura rachunkowego, gdyż to on odpowie za ewentualne szkody wyrządzone przez pracownika.
Po drugie, należy szczegółowo ustalić kwestie uprawnień do posługiwania się kontem klienta. Wysoce ryzykowne i karalne jest posługiwanie się danymi do logowania w banku czy innymi narzędziami autoryzującymi przyznanymi innej osobie (np. członkowi zarządu klienta). Podjęcie się tego rodzaju czynności przez biuro nie powinno wchodzić w grę. Osoba, której będą powierzone określone czynności z zakresu obsługi płatności, powinna zostać w banku ustanowiona jako odrębny użytkownik. Będzie wówczas możliwe zredukowanie jej pakietu uprawnień do tych, które będą uznane za niezbędne - czyli np. do wprowadzenia (lub zaimportowania z systemu) paczki przelewów, ale bez autoryzacji (ostatecznego wysłania), której dokona już wyznaczona osoba u klienta. Należy rozważyć, czy osoba wprowadzająca przelewy do systemu z ramienia biura rachunkowego powinna mieć możliwość zmieniania danych kontrahenta, w tym numeru konta bankowego, i wprowadzania nowych kontrahentów. Z uwagi na kontrolę wewnętrzną oraz wysoką podatność aktywów pieniężnych na oszustwa, możliwość edycji kontrahentów powinna być przypisana osobie z ramienia jednostki, a nie osobie z biura rachunkowego. Możliwa jest też współpraca polegająca na tym, że po wprowadzeniu paczki dokumentów otwierających rozrachunki (zobowiązania) biuro rachunkowe wygeneruje z systemu księgowego stosowny pakiet przelewów (tworzy się on w pliku XML), który następnie wczyta do systemu bankowego wyznaczona osoba u klienta. Pozostaje tu kwestia umownego (i precyzyjnego) uzgodnienia, że za ostateczną weryfikację przelewów odpowiada klient.
Po trzecie, podjęcie się takiej dodatkowej usługi przez biuro rachunkowe powinno być także przemyślane pod względem:
- operacyjnym - tzn. czy ma wystarczającą rezerwę kadrową i czasową do podjęcia się tych zadań; taka usługa wymaga dużej systematyczności i wprowadzania właściwych grup dokumentów na bieżąco,
- finansowym - są to czynności, które powinny być dodatkowo płatne, gdyż nie stanowią czynności prowadzenia ksiąg rachunkowych; nawet gdyby nie były to czynności dla biura czasochłonne, to i tak zostanie ono obciążone dodatkowymi ryzykami, a to powinno być brane pod uwagę w wycenie świadczonych usług.
|
Dodatkowe ryzyka związane z dokonywaniem przez biuro rachunkowe płatności za klienta Niezależnie od zakresu usługi dodatkowej w obszarze zarządzania płatnościami klienta, podejmujące się tego biuro rachunkowe eksponuje się na dodatkowe ryzyka. Są to przykładowo:
Odpowiedzią na nie powinny być zarówno odpowiednio konkretne zapisy umowy z klientem, jak też uwzględnienie ich w nabywanych polisach ubezpieczeniowych. |
