| Każda jednostka ma obowiązek posiadania zasad (polityki) rachunkowości. Dokumentację tę ustala w formie pisemnej i aktualizuje kierownik jednostki, jako organ odpowiedzialny za rachunkowość podmiotu. |
Obowiązek posiadania polityki rachunkowości, tj. dokumentacji opisującej w języku polskim przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, wynika z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Polityka rachunkowości powinna zawierać w szczególności:
- określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
- opis przyjętych metod wyceny aktywów i pasywów oraz zasady ustalania wyniku finansowego,
- określenie sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym zakładowy plan kont, wykaz ksiąg rachunkowych, opis systemu przetwarzania danych,
- informacje dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych zapisów.
Politykę rachunkowości ustala w formie pisemnej oraz aktualizuje kierownik jednostki (por. art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Jeśli prowadzenie ksiąg rachunkowych kierownik przekazał na podstawie zawartej umowy do biura rachunkowego, to polityka rachunkowości może być utworzona przy jego pomocy lub przez biuro. Musi być jednak podpisana przez kierownika jednostki, co wynika bezpośrednio z art. 10 ust. 2 ww. ustawy. W razie aktualizacji zasad (polityki) rachunkowości potrzebny będzie również podpis kierownika jednostki. Niezależnie więc od tego, czy księgi rachunkowe prowadzone są przez biuro rachunkowe, czy jednostka prowadzi je samodzielnie, politykę rachunkowości zatwierdza i aktualizuje, czyli potwierdza swoim podpisem kierownik jednostki. W ten sposób kierownik jednostki potwierdza opisane w polityce rachunkowości zasady i wprowadza obowiązek ich stosowania w jednostce.
Należy bowiem pamiętać, że to kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, również wtedy, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości, z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury, zostają przekazane do biura rachunkowego (por. art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości).
